Behördenaktenübermittlungs­verordnung (BehAktÜbV): Das gilt ab 2028

Die Behördenaktenübermittlungsverordnung (BehAktÜbV) legt fest, in welchem Dateiformat elektronische Behördenakten einzureichen sind, welche strukturierten Datensätze beizufügen sind und über welche sicheren Übermittlungswege die Akten im gerichtlichen Verfahren an Gerichte übermittelt werden müssen.

An wen richtet sich die Behördenaktenübermittlungsverordnung?

Die BehAktÜbV richtet sich an alle öffentlichen Stellen, die im Rahmen gerichtlicher Verfahren elektronische Akten (E-Akten) an Gerichte übermitteln. Das sind zum Beispiel:

• Kommunalverwaltungen wie Landkreise, Städte und Gemeinden
• Landes- und Bundesbehörden
• Fachbehörden in Bereichen wie Soziales, Finanzen oder Umwelt
• Juristische Personen des öffentlichen Rechts, etwa Kammern
• Kammern in verwaltungsgerichtlichen Angelegenheiten

Ab wann gilt die Behördenaktenübermittlungsverordnung?

Die Behördenaktenübermittlungsverordnung gilt verbindlich ab dem 1. Januar 2028. Ab diesem Stichtag müssen Behörden elektronische Akten in gerichtlichen Verfahren grundsätzlich digital und nach den vorgegebenen technischen Standards an Gerichte übermitteln.

Ursprünglich war ein früherer Termin vorgesehen, der Gesetzgeber hat jedoch eine Übergangsfrist eingeräumt. Diese Zeit sollen Behörden nutzen, um ihre IT-Systeme, Dokumentenmanagement-Lösungen und Übermittlungswege technisch und organisatorisch anzupassen.

Die elektronische Übermittlung von Behördenakten erfolgt im Wesentlichen in drei Schritten:

1. Akte digital vorbereiten

Die Behörde führt ihre Verwaltungsakte elektronisch und stellt sämtliche enthaltenen Dokumente im PDF-Format bereit. Diese sollten möglichst durchsuchbar sein und sich für die gerichtliche Weiterverarbeitung eignen.

2. Strukturierte Metadaten ergänzen

Zusätzlich zu den PDF-Dokumenten ist ein strukturierter, maschinenlesbarer Datensatz im XML-Format zu übermitteln. Er basiert auf dem xJustiz-Standard und enthält unter anderem:

• Das Aktenzeichen der übermittelnden Stelle
• Die Reihenfolge der Dokumente
• Die jeweiligen Dokumententypen
• Das Eingangsdatum der einzelnen Dokumente

Auf dieser Grundlage können Gerichte die übermittelten Inhalte automatisiert in ihre Fachverfahren übernehmen und weiterverarbeiten.

3. Akten über einen sicheren Kommunikationsweg versenden

Im letzten Schritt übermittelt die Behörde die elektronische Akte über einen sicheren Übermittlungsweg. Dazu zählen speziell:

• Das besondere Behördenpostfach (beBPo)
• Das elektronische Gerichts- und Verwaltungspostfach (EGVP)

Die Übertragung muss dabei den Vorgaben des elektronischen Rechtsverkehrs entsprechen und die Integrität sowie die Vertraulichkeit der Daten gewährleisten.

Hey Doxi, welche Datenformate erfüllen die Behördenaktenübermittlungsverordnung?

Was die Behördenaktenübermittlungsverordnung klar definiert, bedeutet in der Praxis konkrete Anpassungen in IT-Systemen, organisatorischen Abläufen und der elektronischen Aktenführung. Daraus ergeben sich insbesondere folgende Herausforderungen:

1. Technische Umsetzung der Standards für die Übermittlung

Viele Behörden setzen noch E-Akten-Lösungen ein, die lediglich PDF-Dokumente erzeugen. Die Verordnung fordert jedoch, dass diese Dokumente in einem geeigneten, möglichst durchsuchbaren Format vorliegen und zusätzlich ein strukturierter Datensatz nach dem xJustiz-Standard übermittelt wird.

Dafür ist ein sauberes Mapping zwischen Fachverfahren, Dokumentenmanagement-System (DMS) und dem xJustiz-Standard erforderlich. Entsprechend müssen eingesetzte DMS- oder ECM-Systeme technisch in der Lage sein, die geforderten Datenstrukturen und Schnittstellen abzubilden und standardkonform bereitzustellen.

2. Struktur statt Gesamt-PDF: Akten neu denken

Künftig erwarten Gerichte keine zusammengefasste Verwaltungsakte als einheitliches Gesamt-PDF mehr, sondern die Übermittlung einzelner Dokumente inklusive strukturierter Metadaten.

Das erfordert unter anderem:

• Dokumenttypen eindeutig und korrekt zu kennzeichnen
• Aktenzeichen standardisiert und systemübergreifend zu übergeben
• Die Reihenfolge der Dokumente maschinenlesbar abzubilden
• Beweismittel klar zuzuordnen und strukturiert einzubinden

Die elektronische Akte muss damit nicht nur vollständig, sondern auch technisch auswertbar und systemfähig aufgebaut sein.

3. Sichere Übermittlung im elektronischen Rechtsverkehr

Elektronische Behördenakten werden über sichere Kommunikationswege wie beBPo) oder EGVP an Gerichte übermittelt.

Die BehAktÜbV stellt dabei in Verbindung mit der Elektronischer-Rechtsverkehr-Verordnung klare Anforderungen an:

• Sichere und geschützte Transportwege
• Die Wahrung der Integrität der übermittelten Daten
• Die Formattreue der eingereichten Dokumente
• Geeignete Signatur- und Sicherheitsverfahren

In der Praxis bedeutet das: Schnittstellen müssen eine stabile und medienbruchfreie Übertragung gewährleisten, Zuständigkeiten für Versand und Kontrolle klar geregelt sein und die eingesetzten Softwarelösungen müssen den gesamten Übermittlungsprozess nachvollziehbar dokumentieren.

4. Soll-Vorschrift mit faktischer Verpflichtung

Im Referentenentwurf waren einzelne Vorgaben noch strenger ausgestaltet. In der finalen Fassung enthält die Verordnung an mehreren Stellen sogenannte Soll-Regelungen. Rechtlich eröffnet dies zwar einen gewissen Spielraum, wird in der Praxis häufig wie eine verbindliche Anforderung behandelt.

Spätestens ab dem 1. Januar 2028 müssen Behörden und juristische Personen des öffentlichen Rechts elektronische Akten im gerichtlichen Verfahren digital und nach den vorgegebenen Standards übermitteln. Die eingeräumte Übergangsfrist dient der technischen und organisatorischen Umstellung, nicht der dauerhaften Fortführung papierbasierter oder nicht standardkonformer Verfahren.

5. Organisation und Zuständigkeiten

Neben den technischen Anforderungen entstehen die größten Herausforderungen auf organisatorischer Ebene. Die BehAktÜbV erfordert klare Verantwortlichkeiten und definierte Prozesse innerhalb der Behörde.

Zentrale Fragen sind unter anderem:

• Wer erstellt und verantwortet den xJustiz-Datensatz?
• Wer prüft Format, Vollständigkeit und Struktur der Akte vor dem Versand?
• Wer ist für die fristgerechte und ordnungsgemäße Übermittlung an das Gericht zuständig?
• Wie werden Stellungnahmen, Ergänzungen oder nachgereichte Dokumente prozesssicher eingebunden?

Ohne eindeutig geregelte Zuständigkeiten und abgestimmte Abläufe lassen sich die Anforderungen der Verordnung nicht zuverlässig erfüllen.

Mit der Behördenaktenübermittlungsverordnung schafft der Gesetzgeber verbindliche technische und organisatorische Rahmenbedingungen für die Übermittlung elektronischer Akten an Gerichte. Ab dem 1. Januar 2028 müssen E-Akten standardisiert, strukturiert und sicher übermittelt werden.

Für Behörden bedeutet das: E-Akten, Fachverfahren und interne Abläufe müssen konsequent auf standardisierte Datenformate, klare Zuständigkeiten und rechtskonforme Übermittlungsprozesse ausgerichtet werden.

BehAktÜbV-Checkliste für Behörden, Organisationen und juristische Personen des öffentlichen Rechts

Prüfen Sie frühzeitig, ob Ihre Organisation die zentralen Anforderungen erfüllt:

Technische Voraussetzungen

• Unterstützt Ihre E-Akten- oder DMS-Lösung die Übermittlung von Einzeldokumenten im PDF-Format inklusive xJustiz-konformem XML-Datensatz?
• Ist das Mapping zwischen Fachverfahren, DMS und xJustiz technisch sauber umgesetzt?
• Funktionieren die Schnittstellen zu beBPo oder EGVP stabil und nachvollziehbar?

Daten- und Strukturqualität

• Werden Aktenzeichen, Dokumenttypen und Dokumentreihenfolgen strukturiert und maschinenlesbar erfasst?
• Sind Metadaten vollständig, konsistent und systemübergreifend nutzbar?

Prozesse und Verantwortung

• Sind Zuständigkeiten für Erstellung, Prüfung und Versand elektronischer Akten klar definiert?
• Gibt es standardisierte Abläufe für Nachreichungen, Stellungnahmen und Ergänzungen?

Sicherheit und Compliance

Sind Integrität, Verschlüsselung und Formattreue technisch gewährleistet?

Wird der gesamte Übermittlungsprozess revisionssicher dokumentiert?

Organisation und Qualifikation

• Sind Mitarbeitende mit den neuen Vorgaben vertraut?
• Wurden Schulungen und interne Leitlinien angepasst?

Wer diese Punkte systematisch angeht, schafft nicht nur Rechtssicherheit, sondern verbessert zugleich Transparenz, Effizienz und Nachvollziehbarkeit im elektronischen Rechtsverkehr.

Häufige Fragen zur Behördenaktenübermittlungsverordnung