Bewerbermanagement: Warum ein DMS im Recruiting-Prozess nicht fehlen darf

Bewerbermanagement bezeichnet alle organisatorischen, administrativen und strategischen Maßnahmen, mit denen Unternehmen ihre Recruiting-Prozesse aktiv steuern und offene Stellen gezielt besetzen. So beginnt das Bewerbermanagement damit, offene Stellen zu planen und auszuschreiben und endet mit der Einstellung eines geeigneten Kandidaten*.

Bewerbermanagement vs. Bewerberverwaltung und E-Recruiting

Begriffe wie Bewerbermanagement, Bewerberverwaltung und E-Recruiting werden zwar häufig synonym verwendet, stehen aber für unterschiedliche Schwerpunkte im Recruiting:

• Bewerbermanagement umfasst sämtliche operativen und strategischen Maßnahmen, mit denen Unternehmen qualifizierte Talente identifizieren, ansprechen, auswählen und einstellen – zum Beispiel Personalbedarf planen, Interviews koordinieren und Stellenausschreibungen inserieren.
• Bewerberverwaltung fokussiert sich auf die strukturierte Pflege, Ablage und Archivierung von Bewerberinformationen und -dokumenten – zum Beispiel Bewerberakten anlegen oder abgelehnte Kandidatenprofile löschen.
• E-Recruiting steht für den gezielten Einsatz digitaler Technologien, um Recruiting-Prozesse zu automatisieren und zu beschleunigen – zum Beispiel Integrationen in Jobportale per Multiposting, automatisierte Eingangsbestätigungen von E-Mails oder Online-Bewerbungsformulare.

Hauptziel des Bewerbermanagements ist es, einen qualifizierten Kandidaten für eine offene Stelle zu finden. Möglichst so, dass aufgewendete Ressourcen wie Zeit und Geld im Bewerbungsprozess gering ausfallen.

Weitere Ziele des Bewerbermanagements sind:

• Schnelle und transparente Bewerbungsprozesse etablieren
• Positive Candidate Journey schaffen
• Rechtliche Vorgaben einhalten
• Unternehmensimage als attraktiver Arbeitgeber stärken

Was sind Aufgaben im Bewerbermanagement?

Die Aufgaben im Bewerbermanagement reichen von der Stellenausschreibung bis zur erfolgreichen Besetzung der Stelle. Dazu gehören alle Zwischenschritte wie zum Beispiel

• Stellenausschreibung erstellen und veröffentlichen,
• eingehende Bewerbungen prüfen und sichten,
• mit Bewerbern kommunizieren,
• Vorstellungsgespräche koordinieren und umsetzen,
• fundierte Auswahlentscheidungen treffen,
• Vertragsangebote finalisieren und aussenden,
• Stelle besetzen,
• Einstellungsprozesse dokumentieren.

Warum ist gutes Bewerbermanagement so wichtig?

Von der vakanten Stelle bis zum unterschriebenen Arbeitsvertrag ist es ein weiter Weg: Nur wer sich als attraktive Arbeitgebermarke präsentiert, gewinnt und bindet in Zeiten des Fachkräftemangels weiterhin Talente. Gerade deshalb ist ein digitales Bewerbermanagement entscheidend.

Denn Bewerbermanagement-Software beziehungsweise Bewerbermanagement-Tools beschleunigen die Bewerberauswahl. Vorlagen im DMS oder automatisierte Analysen entlasten Personalabteilungen etwa bei Routineaufgaben. Aus dem Zeitgewinn ergeben sich gleich zwei Vorteile für Ihr Unternehmen:

• Schnellere Prozesse kosten Ihr Unternehmen weniger Geld.
• Sie haben mehr Zeit für eine wertschätzende Kommunikation mit Bewerbern.

Ergo: Effizientes Bewerbermanagement wirkt sich positiv auf die Candidate Experience aus.

Daten effizienter nutzen

Daten sind der Schlüssel für eine positive Candidate Experience. Personaler nutzen sie, um Dokumente zu analysieren, Kanäle für Stelleninserate zu identifizieren oder um die richtige Kandidatenansprache zu wählen. Digitale HR-Software liefert dafür die nötigen Auswertungen in Echtzeit. Besonders im Wettbewerb um Talente zeigt sich der Mehrwert: Wer datenbasiert agiert, verkürzt Reaktionszeiten und senkt so Absprungraten spürbar.

Workflows automatisieren

Generell sind digitalisierte Bewerbungsprozesse schneller, qualitativer und zahlen auf das Image der Employer Brand ein. Es sind Lösungen wie ein DMS, die alle Teilbereiche des Bewerbermanagements digital und zentral in einer Plattform vereinen: Automatisierte Workflows übernehmen wiederkehrende Aufgaben, klare Verantwortlichkeiten beschleunigen Entscheidungen und eine transparente Kommunikation stärkt die Candidate Experience. So besetzen Sie offene Stellen gezielter, schneller und effizienter.

Bewerbermanagement ist gut, wenn es systematisch ist. So wie der Rechnungsworkflow im Unternehmen eindeutig geregelt ist, folgt auch das Bewerbermanagement einem klaren Ablauf beziehungsweise Prozess. Bewerbermanagement-Software bringt System in den Prozess: Hinterlegte Regeln standardisieren Workflows so, dass objektive und faire Bewerbungsverfahren nach den Grundsätzen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes resultieren.

Damit Fairness nicht dem Zufall überlassen bleibt, müssen Prozesse zudem messbar sein. Erst durch Kennzahlen wie Time-to-Hire oder Cost-of-Vacancy erkennen Sie Optimierungspotenziale im Bewerbungsprozess. Ein datenbasiertes Bewerbermanagement schärft so den strategischen Blick entlang aller Maßnahmen – etwa, wenn Sie Bewerberpools pflegen oder offene Positionen nachbesetzen.

In einer digitalen Bewerberakte sammeln, speichern und verwalten Sie alle Dokumente rund um die Bewerbung rechtssicher und elektronisch. Innerhalb der Bewerberakte sind Dokumente in einer übersichtlichen Ordnerstruktur je nach Art des Dokuments abgelegt, so zum Beispiel Anschreiben, Lebensläufe und Zeugnisse.

Was sind Vorteile von digitalen Bewerberakten?

Digitale Bewerberakten speichern sämtliche Informationen eines Bewerbers DSGVO-konform und rechtssicher an einem zentralen Ort. So sind Bewerbungsunterlagen jederzeit auffindbar und lassen sich nach den geltenden Vorschriften einsehen, verwenden und fristgerecht löschen. Einzelne Dokumente teilen Sie bei Bedarf unkompliziert und sicher mit berechtigten Mitarbeitern, zum Beispiel mit dem Manager der Fachabteilung, für die sich der Bewerber beworben hat.

Zusammengefasst sind das die Vorteile einer digitalen Bewerberakte:

• Beschleunigte Bewerbungsprozesse dank zentraler Datenablage
• Ortsunabhängiger Zugriff auf alle Bewerbungsunterlagen
• Sichert die Integrität von Daten hinsichtlich geltender Compliance-Standards und DSGVO-Richtlinien
• Content Bridges verbinden digitale Bewerberakten mit HR-Tools wie SAP SuccessFactors

Die Struktur digitaler Bewerberakten

Einmal eingerichtet, automatisiert die digitale Bewerberakte die Ablage von Dokumenten. Sobald eine Bewerbung eingeht, finden Sie alle Dokumente in der Bewerbungsakte.

Typische Dokumente in einer digitalen Bewerberakte sind:

• Anschreiben
• Lebenslauf
• Bewerbungsschreiben
• Zertifikate
• Zeugnisse
• Arbeitsbescheinigungen

Bei der Ablage in Ordnern muss es sich nicht ausschließlich um Dokumente wie PDFs handeln. Moderne Bewerbungsprozesse setzen beispielsweise auf Bewerbungen per Sprachnachricht oder Video. Das DMS enthält alle vom Bewerber eingereichten Daten – unabhängig vom Format.

Die Dokumentenablage folgt im DMS einem einheitlichen Aufbau beziehungsweise einer einheitlichen Ordnerstruktur. Für jeden Bewerber legt das System automatisch einen Ordner an, der sich in mehrere Unterordner unterteilt – zum Beispiel jeweils Unterordner für den Lebenslauf, Zertifikate, Arbeitsnachweise, die allgemeine Korrespondenz oder das Bewerbungsgespräch. So finden Sie schnell die Unterlagen, nach denen Sie suchen oder erkennen anhand der Ordnerstruktur, welche Unterlagen noch fehlen. Das beschleunigt die Personalauswahl.

Digitale Bewerberakten zentral verwalten

Zuständige Rollen, Freigabeprozesse, Kommentare und Notizen zu einzelnen Dokumenten verwalten Sie direkt in der digitalen Bewerberakte. Das hat den Vorteil, dass für berechtigte Mitarbeiter alle Informationen sowie der Status der Bewerbung jederzeit abrufbar sind. Nach Abschluss der Bewerbungsrunde arbeitet das DMS für Sie weiter: Administrative Aufgaben wie das Einhalten von Aufbewahrungsfristen und das Löschen von Dokumenten finden automatisch statt. Ihr Fokus liegt so stets auf der Person und nicht der Administration.

Bewerbermanagement-Softwares sind speziell für das Recruiting entwickelte digitale Lösungen.

Beispiele für führende Bewerbermanagement-Systeme sind:

• SAP SuccessFactors: AI-driven und innovativ koordinieren Sie Bewerbungen in der Human Experience Management Suite von SAP. HR Analytics, Sales Performance und Tools für Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind Teil der Suite.
• Personio: Die Bewerbermanagement-Softwarelösung von Personio richtet sich mit ihren Funktionen insbesondere an KMUs. Lösungen für große Unternehmen gibt es ebenfalls. Funktionen des Talent Managements setzen auf People Workflow Automation von der Einstellung bis zum Onboarding.
• Softgarden: CV Parsing, Multiposting sowie Vorlagen für Nachrichten und Stellenanzeigen sind Teil der Bewerbermanagement-Software. Ihren Recruiting-Prozess erweitern Sie um Employer-Branding-Maßnahmen durch Buchung der Talent Acquisition Suite. Sie beinhaltet alle Funktionen des Bewerber- und Talentmanagements.
• Talentstorm: Talentstorm ist ein Bewerbermanagement-System für den Mittelstand. Es beinhaltet Funktionen für das Employer Branding sowie moderne Funktionen wie CV Parsing und Multiposting.
• Sage: Das für KMUs entwickelte Bewerbermanagement-System ist entweder allein buchbar oder in der All-in-one-Software erhältlich. Funktionen der Software sind in Module unterteilt, die Unternehmen flexibel und kosteneffizient hinzubuchen oder abbestellen.

Mit den vorgestellten Bewerbermanagement-Systemen arbeiten Recruiting-Teams flexibel. Mit Erweiterungen in Form von Add-ons, der Integration in andere Personalmanagement-Systeme oder Updates gestalten Sie Ihre Bewerbungsprozesse individuell und State of the Art. Neueste Recruitingmethoden wie Bewerbungen per WhatsApp oder Sprachnachricht sind in der gleichen Software realisierbar.

Warum ein DMS für das Bewerbermanagement unverzichtbar ist

Dennoch kann ein Bewerbermanagement-System allein oft an Grenzen stoßen – vor allem, wenn es darum geht, Daten strukturiert zu verwalten. Hierbei hilft ein DMS. Es schafft eine allgemeine Datenbasis für alle Dokumente und das über alle Geschäftsbereiche hinweg. Ein DMS überträgt für Sie automatisch relevante Bewerberdaten in die Personalakte oder löscht sensible Datensätze fristgerecht und rechtskonform nach Ende der Aufbewahrungsfristen.

Den Bewerbungsprozess optimieren und Bewerberdaten sicher verwalten: Das gelingt durch die Kombination eines DMS mit einem Bewerbermanagement-System. Unser Beispiel zeigt, wie Sie unser DMS Doxis in das Bewerbermanagement-System SAP SuccessFactors integrieren. Prinzipiell können Sie Doxis in jedes System für das Bewerbermanagement integrieren.

Für das Bewerbermanagement nutzen Sie Doxis entlang der Candidate Journey. Dank der Microsoft-Teams-Integration können auch Personen außerhalb der Personalabteilung auf das DMS zugreifen. Abteilungsmanager erhalten so zum Beispiel über Microsoft Teams einen temporären Zugang auf die Bewerberdokumente und bereiten sich auf das Vorstellungsgespräch vor.

Verträge erstellen und digital unterschreiben

Auch im weiteren Verlauf des Bewerbungsprozesses ist Doxis ein hilfreiches Tool: Wird der Kandidat zum Mitarbeiter, übernimmt Doxis die Stammdaten direkt für die Vertragserstellung. Stimmen die Vertragsbedingungen, unterschreibt der Kandidat digital über ein angebundenes Signatursystem wie zum Beispiel DocuSign oder AdobeSign.

Das Bewerbermanagement stellt nur einen kleinen Teil des Aufgabenspektrums in der HR-Abteilung dar. Was passiert nach dem unterschriebenen Arbeitsvertrag? Doxis wandelt die Bewerberakte selbstständig in eine Mitarbeiterakte um. Bedeutet: Alle bisher gesammelten Stammdaten sowie die Dokumente transferieren automatisch.

Fehlen noch Stammdaten, stößt Doxis einen Workflow an, um die fehlenden Informationen einzuholen. Gleichzeitig legt Doxis Aufgaben für das Onboarding an, beispielsweise bei der IT zur Beschaffung der Technik oder beim Abteilungsleiter zur Erstellung des Onboarding-Plans.

Der Dreh-und-Angelpunkt für alle Mitarbeiterinformationen

Die Mitarbeiterakte wird zum Begleiter, bis der Mitarbeiter das Unternehmen verlässt. In dieser archiviert Doxis Dokumente wie eAU, Urlaubsanträge, Protokolle von Mitarbeitergesprächen oder Gehalts- und Lohnabrechnungen zentral und DSGVO-konform.

Vom ersten Kontakt bis zur Einstellung unterstützt ein Dokumentenmanagement-System wie Doxis alle Phasen des Recruiting-Prozesses. Es strukturiert Bewerberdaten zentral in digitalen Akten, beschleunigt die Auswahlprozesse und reduziert die Time-to-Hire messbar. Gleichzeitig sorgt ein DMS für rechtliche Sicherheit im Bewerbungsprozess: Ein DMS verarbeitet Bewerberdaten DSGVO-konform und hält Aufbewahrungs- und Löschfristen automatisch ein. Dokumente sind zudem zentral verfügbar und lassen sich bei Bedarf unkompliziert mit berechtigten Kollegen teilen.

Auch nach der Einstellung verwahrt ein DMS wie Doxis Personendaten strukturiert in der digitalen Mitarbeiterakte. So managen Sie die Personendaten jederzeit effizient, transparent und rechtssicher.