Qu’est-ce que la gestion documentaire ?

La gestion documentaire en termes simples

Nous aimerions vous expliquer non seulement la signification de la gestion documentaire (GED) , mais aussi sa valeur et pourquoi votre organisation devrait s’y intéresser. En effet, à mesure que votre entreprise se développe, le nombre de documents que vous devez capturer, modifier, classer et archiver augmente également. Il est temps d'optimiser les processus liés aux documents et de dire adieu aux répertoires de fichiers chaotiques.

La gestion documentaire est essentielle pour optimiser vos flux de travail : il s'agit de tout ce qui concerne la manipulation, l'organisation, le stockage et la sécurisation des documents. Elle vous permet de collaborer plus efficacement avec les parties internes et externes, en échangeant des documents et en les éditant ensemble sans avoir à faire d'interminables copies. Vous pouvez respecter, gérer et suivre les délais. Vous devez savoir qui fait quoi, quand cela est fait (ou a été fait), et qui d'autre est impliqué ou affecté.

Le système de gestion documentaire vous permet de ne pas faire les choses deux fois, il favorise la responsabilisation et vous donne un véritable sentiment de propriété de la pléthore de documents qui transitent chaque jour sur votre bureau. Cela vous semble être beaucoup de travail ? S’il est effectué de manière inefficace, il peut l'être. Heureusement, il existe une solution.

Gestion documentaire au sein d’un système ECM intelligent

Une gestion efficace des documents est un jeu d'enfant avec les systèmes ECM actuels, tournés vers l'avenir. La plupart des entreprises capturent, dirigent, stockent et archivent leurs documents à l'aide de systèmes de gestion électronique documentaire, soit document management systems (DMS) - ou à l'aide de systèmes modernes de gestion de contenu d'entreprise, soit enterprise content management systems (ECM).

Mais concrètement, qu’est-ce qu’un système de gestion documentaire (GED), ou document management system (DMS) ? La signification de ce concept est clairement présente dans son nom : c'est un système qui vous permet de gérer toute la documentation au sein de votre entreprise, au sens large.

Ces systèmes vous permettent de rechercher un contenu spécifique dans vos documents, de les classer automatiquement, de les traiter dans d'autres logiciels (tels que Microsoft Office et Outlook) et de les commenter sans affecter l'original. Les systèmes de gestion de documents gardent même la trace des modifications apportées à vos documents, de sorte que vous pouvez toujours consulter la version la plus récente - et vous référer à des versions plus anciennes si nécessaire.

En outre, la gestion documentaire permet de structurer l'écosystème de documents existant au sein de votre entreprise, ce qui facilite grandement le recoupement des documents dans leur contexte commercial spécifique, ainsi que leur examen et leur modification comme bon vous semble.

Dès qu'ils commenceront à créer des documents, les utilisateurs verront et ressentiront les avantages de la gestion documentaire à l'aide de Doxis. Les données et les documents peuvent être recherchés directement à partir des applications Microsoft Office. Et comme tout est stocké dans Doxis indépendamment du format, les employés peuvent non seulement stocker des formats à l'épreuve des audits (PDF, TIFF, etc.) et des fichiers MS Office (Word, Excel, etc.), mais aussi utiliser ces formats comme base pour la création de nouveaux documents et pour le classement des documents dans Doxis. Vous êtes intéressé ? Pour en savoir plus, consultez notre page dédiée à la solution GED.