Best Practice Phoenix Contact GmbH & Co. KG

Ausgangssituation

Das 1923 gegründete deutsche Familienunternehmen Phoenix Contact fertigt und vertreibt heute rund um die Welt Produkte und Lösungen der Elektrotechnik und Automation. Vor der Doxis-Einführung gab es lediglich einfache revisionssichere Ablagen von Dokumenten und SAP-Daten. DMS-Funktionen standen nicht zur Verfügung. Die Fachbereiche benötigten aber ein international einsetzbares Dokumenten-managementsystem, das strukturierte und unstrukturierte Daten effektiv und schnell unter verschiedenen Sichtweisen miteinander verbindet. Es sollte in das technische und Softwaretechnische Umfeld integriert werden und auch die Altdaten aufnehmen.

Gründe für Doxis

• Für Doxis sprechen die Stabilität des Unternehmens, die Unterstützung eines internationalen Einsatzes in der Phoenix-Gruppe, Marktpräsenz und relevante Referenzen
• Doxis punktet mit hoher Skalierbarkeit, großem Funktionsumfang, einer vollständigen Standard Oberfläche für Recherche, Akten, Postkorb/Workflow sowie mit der alternativen Nutzbarkeit von Rich- und Browser- Client mit nahezu identischem Funktionsumfange

Lösung

Doxis: Archiv, DMS, Vertragsmanagement, Invoice und Order Management, diverse eAkten

Integration

SAP ERP bei Phoenix Contact; Fachverfahren PTLIMS bei Phoenix Testlab

Dokumentmenge

45 Mio. Bestandsdokumente, Zuwachs pro Jahr ca. 4 Mio.

User

Zurzeit 570 Anwender – 1.200 User in der Ausbaustufe im Juni 2016

Umsetzung

Projektstart Juli 2011. Seitdem stetiger Roll- out in div. Bereichen: 

• Digitale Poststelle zur automatisierten Verarbeitung aller Eingangsrechnungen
• Vertragsakte: Verwaltung von Verträgen und Vertragsdokumenten im Legal Department und bei PowerSupplies
• Facility Management: Archivierung aller Dokumente zur Verwaltung der Liegenschaften
• Fertigungsaufträge: Sie werden eingescannt, archiviert und mit SAP verknüpft
• Betriebsrat: Pflege und Verwaltung aller betriebsratsrelevanten Dokumente sowie Darstellung über eine strukturierte Dokumentensuche
• Vorgangs- und Auftragsakte bei Phoenix Testlab: Verwaltung aller auftrags- und vorgangsbezogenen Dokumente in dynamischen Akten in Deutschland und Asien
• E-Mail-Archivierung: Journal-Archivierung der unter LotusNotes archivierten E- Mails.
• 2016: Doxis BPM zur Prozessunterstützung, weiterer SAP- und DMS-Roll- out

Nutzen

• Für das Unternehmen: Standardisierte IT-Architektur, Synergie- und Kosteneinsparungseffekte, standardisierte Formate, Ablagestrukturen und Client-Umgebungen
• Für den Anwender: Effiziente Zugriffs- und Suchmechanismen für unstrukturierten Content, Steigerung der Auskunftsfähigkeitwerden