DeutschBest Practice FEV Europe GmbH / FEV Group GmbH
| Thema | Wie ECM und Change Management die Zukunft eines Industrieunternehmens nachhaltig verändern |
| Branche | Automotive Engineering |
| Mitarbeiter | > 4.000 weltweit, 35 Standorte auf 4 Kontinenten |
| Umsatz | 460 Mio. Euro (2015) |
| Unternehmenssitz | Aachen |
| Integration | SAP / IFS |
| Projektraum | Weltweit |
Globale Strategien erfordern globale Methoden. Mit einer soliden ECM-Plattform wie Doxis wird die Verfügbarkeit und Verknüpfung von Informationen über Fach- und Unternehmensgrenzen hinweg einfach möglich. Transparenz und Effizienz sind das Ergebnis.
Herausforderungen
- Unterschiedliche Anforderungen der Fachbereiche zur Digitalisierung von komplexen Geschäftsprozessen
- Notwendigkeit zum direkten Informationszugriff und -austausch zwischen weltweit verteilten Standorten
- Die Einführung eines ECMs braucht die Akzeptanz der Nutzer: von der Fachabteilung bis zur Geschäftsleitung.
Ziele
- Einheitliche ECM-Technologieplattform für alle Unternehmensbereiche und Geschäftsvorgänge
- ECM-Strategie unternehmensweit etablieren und umsetzen
- Beherrschung international wachsender Dokumenten- und Datenvolumina
Lösungen
- ECM-Plattform Doxis für verschiedenste ECM- & BPMAnforderungen der Fachabteilungen
- Automatisierte Verarbeitung von Kreditorenrechnungen (2 ERP-Syst.)
- Digitale Personalakte
- Digitale Konzernakte (global App)
- Vorgangsmanagement Legal Affairs
- Div. Vertragsmanagement-Themen
- E- Mail-Archivierung für MS Exchange
Projekt-Steckbrief
Ausgangssituation
Die Digitalisierung stellt international agierende Technologie- und Industrieunternehmen wie die FEV Gruppe und ihre IT vor vielfältige Herausforderungen: Unterschiedliche Anforderungen der Fachbereiche zur Digitalisierung von zunehmend komplexen Geschäftsprozessen, verbunden mit der Notwendigkeit zum direkten Informationszugriff und -austausch zwischen weltweit verteilten Standorten sowie wachsende Dokumenten- und Datenvolumina verlangen nach einer unternehmensweiten ECM-Strategie. ECM gibt FEV das richtige Werkzeug an die Hand, um verschiedenste Fach-Anforderungen sowie neue strategische Aufgaben auf einer global einheitlichen Technologieplattform abzubilden. Für die weltweite Umsetzung ihrer ECM-Strategie hat sich FEV für die ECM-Plattform von Intelligent Invoice Automation entschieden und die ersten Projekte bereits umgesetzt.
Gründe für Doxis
- Hohes Kundenverständnis des Anbieters
- Internationale Ausrichtung von Doxis
- BPM-Ausrichtung von Doxis
- Kollaborationsmöglichkeiten und Lösungsumfang
Lösung
Doxis Archiv, DMS, InvoiceMaster Read und Control, BPM, eMail Manager für 3.500 Postfächer/Microsoft Exchange (Journaling und TextMining), Personalakte, Vertragsmanagement
Integration
SAP ERP, SAP HCM, IFS
Dokumentenmenge
Storagelösung für 200 TB Datenvolumen, sukzessive erweiterbar
User
Ca. 3.000 Anwender aus Buchhaltung, Konzernleitung, Rechtsabteilung sowie alle FEV- Mitarbeiter bei Rechnungsprüfung via Web-Workflow und per Outlook im Exchange-Archiv
Umsetzung
- 2016: Einführung automatisierte Rechnungseingangsbearbeitung und Archivierung (Papier und E- Mail) mit workflowgestützter Rechnungsprüfung
- 2017: Digitale Personalakte mit Anbindung an SAP HCM, Übernahme gescannter Altakten
- Erweiterung Rechnungseingangsbearbeitung (deutsche Gesellschaften und Nordamerika)
- Elektronisches Vertragsmanagement (mehrere Fachbereiche)
- Elektronisches Vorgangsmanagement für die Rechtsabteilung
- Elektronische Konzernakten (globale Management-Anwendung)
Nutzen
- Schnellste Verarbeitung von Eingangsrechnungen für profitables Cash Management
- Schnelle Implementierbarkeit weiterer ECM- und BPM-Anwendungen auf der vorhandenen ECM-Plattform
- Übergang von verfügbaren Lösungspaketen zu individuellen ECM- & BPM-Lösungen
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