DeutschBest Practice Stadt Bochum
| Thema | Effiziente Kommunalverwaltung mit Archiv, Workflow, eAkten, automatisierter Rechnungseingangsverarbeitung |
| Branche | Kommune |
| Mitarbeiter | Ca. 4.500 |
| Unternehmenssitz | Bochum |
| Integration | SAP, GroupWise, Fachverfahren pmOWI, KiVi |
| Projektraum | Bochum |
Mit Doxis Intelligent Invoice Automation gehen wir den ersten Schritt in die automatisierte, medienbruchfreie Bearbeitung von Eingangsrechnungen. Einsparung von Doppelarbeit und erhöhte Transparenz sind die ersten Erfolge.
Herausforderungen
- Der gesamte Bearbeitungsprozess von Fördermaßnahmen, z.B. im Baubereich, sollte mit Workflows gesteuert und mit eAkten elektronisch dokumentiert werden
- Eine elektronische Lösung zur Bearbeitung von Eingangsrechnungen muss die gesamte Verwaltung unterstützen
- Unterstützung klassischer Auszahlungsanordnungen
- Integration in Fachverfahren und Finanzwirtschaftssysteme
Ziele
- Beschleunigung der Bearbeitung, Verkürzung der Durchlaufzeiten
- Steigerung der Bearbeitungsqualität durch Fehlerminimierung
- Erhöhte Transparenz der Prozesse
- Bessere Informationsverfügbarkeit über Systemgrenzen hinweg
- Reduzierung von Personalaufwänden, Senkung der Personalkostenanteile
Lösungen
- Automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung
- Mehr als 20 elektronische Archive z.B. für Bürgerbüro, Presseamt, Amt für Finanzsteuerung, Rechnungsprüfungsamt etc.
- DMS in diversen Ämtern, z.B. im Rechtsamt inkl. Anbindung an pmOWI für Bußgeldbescheide
- DMS im Amt für Finanzsteuerung für kommunale Steuer- und Gebührenbescheide
- Elektronische Hundesteuer- und Gewerbesteuerakte
Projekt-Steckbrief
Ausgangssituation
Die Weiterentwicklung des in Bochum bereits 1999 eingeführten Doxis-Archivs hin zu einer umfassenden ECM-Lösung eröffnete die Möglichkeit, Verwaltungshandeln in Form von eAkten medienbruchfrei zu dokumentieren. Zeitgleich wuchs in Bochum der Wunsch, die Dokumentation von geförderten Maßnahmen – insbesondere im Baubereich – über den gesamten Prozess elektronisch zu unterstützen. Eine automatisierte Bearbeitung von Eingangsrechnungen sollte die gesamte Verwaltung entlasten und Optimierungspotenzial durch die Vermeidung von Doppelarbeiten freisetzen. Verwaltungsprozesse, wie die Bearbeitung von Verwarn- und Bußgeldern, Hunde- und Gewerbesteuer, sollten mit elektronischen Workflows und eAkten unterstützt werden.
Gründe für Doxis
- Expertise sowohl in ECM als auch in SAP
- Einheitlicher Ansprechpartner für SAP und Doxis
Lösung
Doxis Archiv, DMS, Workflow, eAkten (Hundesteuer- , Gewerbesteuerakte), Doxis Intelligent Invoice Automation mit SAP
Workflow, InboundMaster, webCube
Integration
SAP, GroupWise, Fachverfahren pmOWI, Digitale Signatur Batch und Personal Sign Open Limit
Dokumentmenge
Ca. 25.000 Rechnungsvorgänge im System bei aktuell 4 Ämtern mit in der Regel 4- 5 Dokumenten, geplante Teilnahme aller Organisationseinheiten an der elektronischen Rechnungsverarbeitung
User
300 Doxis-Anwender über alle Ämter
Umsetzung
- Archiv-Roll- out auf weitere Ämter und Dezernate, z.B. Rechtsamt mit Anbindung des Fachverfahrens pmOWI (Bußgeldbescheide), Bereich Ordnungswidrigkeiten (dig. Signatur)
- Ab Einführung Doxis (2010) neue ECM-Funktionen wie eAkten, Eingangsverarbeitung:
- Doxis Intelligent Invoice Automation Read mit Tabellenextraktion und digitalem Rechnungseingangsbuch
- Digitale Postein- /-ausgangsverarbeitung (Rechnungsprüfungsamt)
- eAkten im Bereich Hunde- und Gewerbesteuer mit Anbindung an das Fachverfahren KIVI als Eigenprogrammierung
- Geplanter Einsatz von Doxis webCube für den verwaltungsweiten Einsatz von eAkten - Nächste Schritte: Ausbau des Doxis4 InvoiceMaster durch Anbindung von eAkten
Nutzen
- Die elektronische Rechnungsverarbeitung entlastet alle Organisationseinheiten
- Elektronische Akten machen das Verwaltungshandeln nachvollziehbar
- Highlight: Vermeidung von Doppelarbeiten und erhöhte Transparenz
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