¿Qué es la BPM o gestión de procesos empresariales?

La gestión de procesos empresariales (BPM) está demostrando ser un poderoso medio para que las empresas mejoren la eficiencia de sus procesos mediante un enfoque sistemático del análisis, la optimización y la automatización. Usado correctamente, la BPM reduce costes y minimiza errores. ¿El resultado? Procesos empresariales que te permiten responder con flexibilidad a los cambios del mercado, desplegar eficazmente los recursos y seguir siendo competitivo a largo plazo.

Sigue leyendo para descubrir qué es la BPM, por qué es importante y qué software necesitas para implementar y optimizar procesos.

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Definición: BPM (Business Process Management)

La BPM consiste esencialmente en estructurar y optimizar los flujos de trabajo de una organización para obtener mejores resultados. En pocas palabras, la BPM te ayuda a mejorar tus procesos empresariales.
Dado que una sola organización abarca muchos tipos de procesos, la BPM aborda las tres áreas principales de tu cadena de valor en las que puedes optimizar procesos.

BPM centrada en las personas: En este caso, la atención se centra en procesos que dependen en gran medida de la toma de decisiones y la interacción humanas, como la aprobación de flujos de trabajo o la atención al cliente.
BPM centrada en la integración: Examina los procesos automatizados que integran sistemas informáticos y software, como el intercambio de datos entre aplicaciones o las actualizaciones automáticas de sistemas.
BPM centrada en los documentos: Se centra en los procesos de gestión documental (creación, verificación, emisión y archivo de facturas, etc.).

Objetivos de la BPM

A nivel práctico, las medidas de la BPM están diseñadas para hacer los flujos de trabajo más optimizados y efectivos, todo ello con el objetivo principal de aumentar la creación de valor. Esto se consigue a través de un conjunto de objetivos subordinados:

Aumentar la eficiencia con procesos más rápidos, ahorro de costes y muchos menos errores
Aumentar la calidad creando procesos estandarizados y mejorando la satisfacción del cliente
Mejorar la flexibilidad para responder con agilidad a los nuevos retos y adaptar los procesos con flexibilidad
Crear transparencia para mejorar la toma de decisiones
Reducir las dependencias mediante soluciones sin código o de bajo código que simplifican el diseño de los procesos
Garantizar el cumplimiento de los requisitos tanto normativos como internos.

¿Cómo funciona la BPM?

La BPM utiliza análisis de flujos de trabajo, identifica los puntos débiles y arroja luz sobre las áreas de acción, todo ello con el objetivo de optimizar tus procesos empresariales. Combina enfoques de planificación estratégicos con técnicas de implementación técnicas. Como resultado, implica un gran número de perfiles:

Chief People Officer: Es el principal responsable de la BPM, desarrolla la estrategia BPM y controla su ejecución
Process Owner: Desarrolla, controla y optimiza procesos específicos
Process Manager: Planifica, gestiona y documenta los procesos de la empresa
Asesor: Ayuda a implantar y optimizar los métodos de BPM en la empresa
Coach: Forma a los empleados y equipos durante la implementación de los procesos
Participante en los procesos: Utiliza los procesos en el trabajo diario y cumple estrictamente los requisitos
Process Controller: Controla la eficiencia y efectividad de los procesos implementados e identifica los puntos débiles
Auditor de procesos: Comprueba que los procesos cumplan los requisitos internos y externos, y que la empresa actúe conforme a la normativa y a la ley.

BPM en cinco pasos

¿Cuál es el ciclo de vida de los procesos BPM?

Diseño
Todo empieza con la planificación de tu proceso. Lo que funciona, lo que no, y cómo debería ser la versión ideal. Define los pasos clave, los perfiles y los recursos para hacerlo posible.
Modelo
El siguiente paso es dar vida al proceso visualmente. Utiliza software de BPM para crear modelos o diagramas que muestren el flujo de tareas e interacciones de principio a fin.
Ejecución
Es el momento de llevarlo a cabo. Integra los nuevos modelos de procesos en los sistemas existentes y asegúrate de que tu equipo reciba la formación adecuada antes de poner nada en marcha.
Seguimiento
Sigue de cerca su funcionamiento. Monitorea los indicadores clave de rendimiento (KPI), utiliza paneles de control y detecta cualquier problema a tiempo para poder actuar antes de que se convierta en un problema mayor.
Optimización
Toma nota de lo que has aprendido y mejóralo. Utiliza la información y los datos que hayas recopilado para ajustar tus procesos y seguir mejorando con el tiempo.

Debes saber que: El ciclo de la BPM es continuo. En los lugares de trabajo modernos, los procesos deben adaptarse continuamente a las nuevas tecnologías y requisitos, lo que significa que la propia BPM también se encuentra en un bucle infinito.

Casos de uso para gestión de procesos empresariales

Servicios

La BPM ayuda a crear una mejor experiencia del usuario. Al automatizar y estandarizar los procesos rutinarios, tu equipo tiene más tiempo para centrarse en lo más importante: atender a los clientes. Con un sistema BPM, podrás gestionar los tickets de forma más eficaz, responder a las consultas con mayor rapidez y mantener altos los niveles de satisfacción.

Contabilidad

Automatiza el procesamiento de facturas, los procesos de pago y otros procesos financieros con BPM. Automatiza el workflow de facturación o genera informes automáticos. La automatización minimiza los errores y aumenta el cumplimiento.

Gestión de recursos humanos

Contratación, incorporación, formación, revisión: todos ellos son ejemplos de procesos optimizables. Los workflows digitales estandarizados facilitan la gestión de los datos de los empleados y reducen las tareas administrativas manuales. Las líneas de comunicación más cortas resultantes son clave para reforzar la retención de los empleados.

Gestión de la cadena de suministro

En la logística, la BPM trabaja agilizando los procesos de pedido, producción y envío para lograr la máxima eficiencia. Esto permite a las empresas gestionar sus inventarios con entregas just-in-time y en condiciones óptimas.

Gestión de la calidad

La BPM se usa en la gestión de la calidad para garantizar el cumplimiento de los estándares de calidad en los procesos empresariales. El resultado: mejores procesos de control de productos o servicios. Los errores y los cuellos de botella se detectan más rápido.

Cumplimiento normativo

Cumplir la normativa de forma transparente es fácil con BPM. El sistema genera audit trails, documenta los cambios en los procesos documentales y proporciona a los usuarios advertencias tempranas de riesgo y mucho más.

¿Cuál es el papel de un sistema ECM en BPM?

Una buena optimización de procesos empieza con datos sólidos. Es lo que revela los cuellos de botella, pone de relieve el potencial desaprovechado y, lo que es más importante, permite medir la eficiencia. Sin esta visión, es difícil dirigir tu negocio en la dirección adecuada.

Sistema de gestión del contenido empresarial (sistema ECM). Se trata de una tecnología esencial: un sistema de gestión documental (DMS) integrado que va más allá del almacenamiento: integra el ciclo de vida y los procesos asociados de tus documentos.

Esencialmente, un sistema ECM proporciona datos como base para realizar optimizaciones continuas de los procesos, lo que significa que tus iniciativas BPM se basan en información fiable y actualizada. ¿El resultado? Puedes crear procesos eficientes y tomar decisiones más inteligentes.
Ventajas de un sistema ECM para BPM

Un sistema ECM como Doxis ofrece muchas ventajas para la optimización de procesos. Aquí encontrarás un pequeño resumen:

Gestiona procesos rutinarios y altamente estructurados, así como procesos derivados y no estructurados
Integra procesos estandarizados y basados en el conocimiento
Responde rápidamente a los cambios de procesos ad hoc
Gestiona flujos de trabajo complejos y centrados en la información
Estructura eficazmente las tareas que requieren tiempos de procesamiento largos y varios miembros del equipo
Planifica y optimiza los procesos a largo plazo

Optimización de procesos de principio a fin con Doxis como solución BPM

Con Doxis como tu software BPM, puedes automatizar y gestionar una amplia gama de procesos empresariales, desde la bandeja de entrada digital hasta el purchase-to-pay, pasando por la gestión de casos, con el apoyo de la IA. Doxis organiza todas las tareas digitales que integran tus procesos. También examina la información en su contexto global, lo que te permite ver en todo momento cómo avanzan los proyectos. Normalmente, modelarás tus procesos en Doxis exactamente como los necesitas, por ejemplo, añadiendo pasos de verificación a tu proceso de facturación estandarizado.

Las funciones base de Doxis:

Procesos empresariales gestionados de forma centralizada: Los dashboards muestran información a los empleados sobre sus tareas y actividades actuales. Desde el dashboard se puede acceder a informes y a las actividades de otros compañeros.
Resumen instantáneo del flujo de trabajo: Los flujos de trabajo visualizados muestran los próximos pasos de un vistazo y facilitan la toma de decisiones.
Planificación de tareas flexible: Utiliza listas de tareas para planificar flujos de trabajo ad hoc en Doxis, y mantente productivo y adaptable en cualquier situación.
Siempre al día: El feed de actividades muestra las actividades más recientes del flujo de trabajo. Los empleados ven quién ha creado, visto, editado, abierto, aprobado o comentado qué contenido y cuándo.
Mantener la agilidad: Aunque los procesos estandarizados son vitales para optimizar los procesos a largo plazo, es igual de importante mantenerse ágil. La gestión de casos adaptativa te permite adaptar los procesos empresariales estandarizados para cumplir con los requisitos de forma flexible, manteniendo el cumplimiento en todo momento.

Confía en la BPM para procesos empresariales escalables, flexibles y eficientes

La BPM te proporciona la estructura para coordinar los procesos con transparencia, cumplir las normas y ser flexible ante los cambios. Con el paso del tiempo, te ayuda a crear una configuración en la que tus procesos no solo funcionan, sino que añaden valor real, sin perder de vista las necesidades de tus clientes.
Con herramientas BPM como Doxis, estarás preparado para el éxito a largo plazo y para hacer frente a lo que venga, con procesos inteligentes, ágiles y diseñados para evolucionar.

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Preguntas frecuentes sobre BMP

¿Qué significa BPM?

La sigla BPM significa «gestión de procesos empresariales» o la forma en la que las organizaciones gestionan sus procesos. Abarca todas las actividades encaminadas a conseguir procesos eficientes, es decir, analizar, modelar, implantar, supervisar y optimizar los flujos de trabajo.

¿Cuál es el papel de la automatización en la BPM?

Los flujos de trabajo automatizados consumen pocos recursos, lo que convierte a la automatización en un elemento central de la BPM. La automatización acelera los procesos, minimiza los errores y permite a las máquinas hacerse cargo de secuencias repetitivas.

¿Por qué es importante la BPM?

La BPM ayuda a las empresas a mejorar sus flujos de trabajo, hacer un uso eficiente de los recursos y adaptarse con flexibilidad a los cambios en el mercado. Esto reduce costes, mejora la calidad y da a las empresas una ventaja competitiva sobre la que pueden seguir construyendo.