Registro digital de pedidos con un ECM: menos errores, más control (Kopie)

El registro de pedidos abarca la aceptación, el procesamiento y la derivación interna de los pedidos de los clientes, asegurando una captura correcta de toda la información relevante, desde los datos del cliente, las partidas y las cantidades hasta los precios y las condiciones de entrega.

Objetivos del registro de pedidos

El objetivo principal del registro de pedidos es garantizar un procesamiento de pedidos fluido, eficaz y sin errores. Esto favorece una gestión de pedidos eficiente y allana el camino hacia la optimización de tus procesos empresariales posteriores, ya que unos procesos de registro de pedidos eficientes conducen a una tramitación de pedidos más rápida, a muchos menos cuellos de botella y a una alta calidad del servicio al cliente. Acelera los pasos en tus flujos de trabajo de producción, logística, procesamiento de facturas y mucho más.

Oye, Doxi, ¿cómo funciona el registro de pedidos?

En un proceso manual de registro de pedidos, los pedidos recibidos por teléfono, carta, etc., los introduce manualmente un empleado en un sistema ERP o similar. No solo es un proceso que lleva mucho tiempo y es propenso a errores, sino que además tu información acaba dispersa en múltiples sistemas o incluso en diferentes documentos en papel, lo que añade más confusión.

Por este motivo, cada vez más empresas están cambiando al registro digital de pedidos. Esta modalidad evita que se tenga que introducir la información a mano: los pedidos se procesan directamente en el sistema, idealmente de forma totalmente automática. Tecnologías como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) o el intercambio electrónico de datos (EDI) capturan con precisión los pedidos recibidos, reducen la cantidad de errores, aceleran los flujos de trabajo y mantienen una transparencia total de principio a fin.

En resumen: el registro digital de pedidos optimiza todo el proceso order-to-cash.

Las ventajas del registro de pedidos automatizado:

• Captura y procesamiento de datos más rápidos: los sistemas automatizados capturan y procesan los pedidos en tiempo real.
• Menos errores: reducir el registro manual disminuye la tasa de errores.
• Mayor transparencia: todos los datos capturados se guardan en un sistema central y se puede acceder a ellos en cualquier momento.
• Más escalabilidad: aunque crezca el volumen de pedidos, las empresas siguen trabajando con eficacia sin necesidad de más personal.

Un registro de pedidos eficiente requiere algo más que una IU digital: tiene que integrarse sin fricciones con los sistemas existentes de tu empresa. Aquí es donde entra en juego un sistema ECM, que desempeña un papel central en el input management: su trabajo consiste en capturar, procesar y archivar todos los documentos relacionados con los pedidos.

Con una integración fluida, los pedidos, las ofertas y las confirmaciones de pedido se vinculan automáticamente a los registros de datos asociados en tu sistema ERP. El resultado: una única fuente de información a disposición, en todo momento, de todos los departamentos, desde Ventas y Producción hasta Contabilidad.

Gestión centralizada de documentos para una cadena de procesos fluida

Un sistema ECM estructura y organiza todos los documentos relacionados con los pedidos en una ubicación central, desbloqueando de este modo el acceso a toda la información relevante en todo momento, independientemente de que haya llegado por documento escaneado o EDI. Los documentos se archivan automáticamente según criterios estandarizados para garantizar que se puedan recuperar rápidamente y estén disponibles durante la fase correcta del proceso.

Captura e indexación automática de datos

Los sistemas ECM modernos utilizan tecnologías de inteligencia artificial (IA) y OCR para capturar e indexar automáticamente los documentos. El sistema analiza los pedidos recibidos, extrae la información relevante, como el número de pedido y los detalles del producto, y asigna los documentos y datos a las transacciones correctas en el sistema ERP. Mientras tanto, la función de búsqueda inteligente facilita la búsqueda rápida de documentos mediante palabras clave o metadatos. Como resultado, se acelera la totalidad de los flujos de trabajo en tus procesos purchase-to-pay (P2P).

Cumplimiento normativo, seguridad y archivo a prueba de auditorías

Todos los sistemas ECM abarcan también las capacidades de un sistema de gestión documental (DMS) y deberían, en un mundo ideal, cumplir tanto las políticas internas de la empresa como los requisitos legales. Un archivo a prueba de auditorías integrado garantiza que todos los documentos relacionados con tus pedidos se archivan de forma conforme con la normativa. También protege los documentos contra la manipulación y garantiza que se pueda acceder a ellos en su estado original, incluso años después.

El sistema ECM de Doxis utiliza interfaces autorizadas para conectarse sin problemas a sistemas CRM y ERP estándar como SAP. Estas conexiones permiten el flujo de datos de pedidos capturados entre sistemas en tiempo real, sin necesidad de cambiar manualmente entre ellos.

Los compañeros de Ventas pueden acceder a los pedidos de los clientes directamente en su sistema CRM, mientras que Contabilidad puede procesar automáticamente los pedidos en el sistema ERP, ahorrando tiempo, reduciendo la cantidad de errores y creando procesos integrales.

Procesamiento de documentos basado en IA para una captura sin errores

Doxis aprovecha las modernas tecnologías de IA para capturar y analizar automáticamente los documentos de pedidos entrantes y asignarlos a los procesos empresariales adecuados. Las funciones de reconocimiento inteligente de texto (OCR) y aprendizaje automático permiten a Doxis clasificar y extraer datos relevantes, desde números de pedido hasta información sobre clientes y partidas, y almacenarlos en el sistema como metadatos estructurados. En resumen, Doxis acepta los pedidos recibidos en el sistema ERP, los procesa automáticamente y canaliza la información hacia los procesos posteriores.

Automatización del flujo de trabajo para una tramitación más rápida de los pedidos

Con Doxis, puedes automatizar flujos de trabajo completos, como comprobar que toda la información relevante está disponible y enviar solicitudes para que las personas pertinentes la completen si es necesario. También puedes automatizar tus procesos de emisión, ya que Doxis, basándose en criterios definidos, puede enviar órdenes de procesamiento directamente a la persona adecuada o escalar el proceso en caso de desviaciones.

¿Te peleas con procesos ineficaces de registro de pedidos que funcionan de forma aislada y te quitan muchísimo tiempo? El secreto de la optimización es la integración perfecta con los sistemas CRM y ERP existentes, como SAP. Así gestionas los pedidos de forma eficaz con una perspectiva estandarizada de las relaciones con los clientes.

La solución: un sistema ECM como Doxis que se integra directamente con tus sistemas existentes, creando una cadena de información integral: desde la oferta inicial hasta el registro del pedido y la facturación. Todos los documentos relevantes se gestionan de forma centralizada y coherente, lo que permite que los procesos sean más transparentes, minimiza los errores e impulsa la eficiencia en la gestión de pedidos y mucho más.

Preguntas frecuentes sobre el registro de pedidos