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Guía de automatización en 6 pasos para una gestión más inteligente de las facturas electrónicas (Kopie)
El mandato de facturación electrónica ya está en vigor. Desde el 1 de enero de 2025, las empresas deben estar en disposición de recibir facturas por vía electrónica. Por eso, este es el momento preciso para pensar en cómo optimizar la eficacia de tus procesos contables y, sin duda, la mejor opción es incluirlos como parte de la estrategia digital de tu empresa. En la mayoría de los casos, la respuesta está en la automatización. Si tenemos en cuenta que más del 90 % de las transacciones se repiten constantemente, el ahorro potencial es inmenso. Transforma tus procesos con nuestra guía de 6 pasos para la automatización total de la contabilidad, incluida la contabilización de las facturas.
¿Por qué es importante automatizar los procesos contables?
Los procesos contables manuales son lentos, propensos a presentar errores y difíciles de gestionar entre distintos equipos y ubicaciones. Sin embargo, la digitalización contribuye a ordenar el caos. Mediante el uso de una plataforma central, como un sistema de gestión documental, las empresas pueden llevar a cabo las tareas contables de forma coherente y estructurada.
Cuando dicho sistema se conecta con tu ERP y tu software de contabilidad, todos ellos empiezan a funcionar de manera conjunta. Las facturas se capturan, se cotejan con los pedidos y se contabilizan automáticamente sin necesidad de introducirlas a mano constantemente.
Como resultado, se obtienen procesos más eficaces, con menos errores y que dejan más tiempo para que los miembros del equipo se centren en aspectos de su trabajo que requieren toda su atención.
Guía en 6 pasos sobre la contabilidad automatizada de facturas de proveedores
La llegada del mandato de facturación electrónica el 1 de enero de 2025 obliga a las empresas a ser capaces de recibir y procesar facturas electrónicas entrantes de proveedores y otros vendedores. Sin embargo, más allá de esto, también deberías plantearte automatizar los procesos contables asociados a proveedores para optimizar la eficacia del procesamiento de facturas de tu empresa.
Paso 1: Automatización de las facturas recibidas
La automatización de la contabilidad comienza con la recepción de las facturas. Doxis captura automáticamente los documentos digitales entrantes mediante un proceso de clasificación que reconoce al instante si se trata de una factura y sabe qué información extraer.
Paso 2: Captura de datos basada en IA
El siguiente paso del flujo de trabajo de facturas es la extracción de datos. Doxis captura toda la información independientemente del tipo de documento, incluso de archivos PDF escaneados a través de una combinación de OCR e IA, y la guarda en el sistema en forma de metadatos. ¿Por qué metadatos? Porque, de esta forma, se acelera la búsqueda de la información y es posible encontrar los documentos individuales más rápidamente. Por ejemplo, el historial completo de facturas de un proveedor se puede recuperar en segundos utilizando solo el número de cliente.
Paso 3: Validación de facturas y clasificación automática
Doxis comprueba que la factura cumple con todos los requisitos formales, es decir, que incluye el número de factura, la fecha de facturación, el número de IVA y el resto de datos obligatorios. En caso de que falte algo, Doxis envía automáticamente una alerta sobre la necesidad de verificación humana.
Una vez verificado que todos los requisitos formales son correctos, Doxis pasa al proceso de validación. En esta fase, comprueba que las partidas son correctas conciliando los datos de la factura con la confirmación del pedido. Al igual que ocurría en la etapa de la verificación formal, si los datos coinciden, el proceso automatizado continúa. De lo contrario, un empleado interviene para verificar los datos de forma manual. Doxis facilita enormemente el trabajo porque resalta los elementos críticos de forma clara. En definitiva, si todos los datos coinciden, los flujos de trabajo pueden ejecutarse de forma totalmente automática.
Paso 4: Liberación de facturas
En casos en los que se disponga del albarán correspondiente, es posible incluso liberar facturas automáticamente. De no tenerlo, Doxis desencadena el proceso de liberación de facturas por ti de forma automatizada basándose en flujos de trabajo personalizados previamente configurados en el sistema. De esta forma, notifica al empleado o equipo designado de la existencia de una factura a la espera de verificación y liberación.
Paso 5: Contabilización automática
Tras la liberación, lo ideal es que Doxis envíe la factura a tu sistema contable conectado para proceder a su procesamiento y contabilización. Por ejemplo, Doxis se integra perfectamente con SAP, lo que elimina la necesidad de cambiar de una aplicación a otra.
Paso 6: Archivado apto para auditorías
Las facturas contabilizadas están inactivas. Doxis almacena la factura recibida en el archivo digital apto para auditorías durante el periodo de conservación legal correspondiente y recuerda automáticamente los plazos de eliminación, etc.
Doxis Intelligent Content Automation
Doxis Intelligent Content Automation offers the next level of enterprise content management.
Read nowVentajas de la contabilidas automatizada
Oye, Doxi, ¿qué beneficios tiene la automatización de la contabilidad?
La automatización de la contabilidad reporta beneficios a toda la empresa. El primero y más importante: la eficiencia.
Deja más tiempo libre a los empleados
Cualquier tipo de automatización representa un ahorro de costes para la empresa. A menudo, contar con procesos más rápidos eliminará los gastos ocultos que están drenando silenciosamente tu presupuesto sin que te des cuenta. Por otro lado, en última instancia son los propios empleados quienes más se benefician, ya que al reducirse las tareas rutinarias tendrán más tiempo para centrarse en aquellos aspectos esenciales de su trabajo que no se pueden automatizar.
Contabilización automática
Es posible incluso ir un paso más allá, digitalizando la etapa final del procesamiento de facturas entrantes con la contabilización automática. En esta fase, el proceso financiero está totalmente automatizado. El software se encarga de todo: desde recibir las facturas electrónicas hasta capturarlas, comprobarlas, aprobarlas, contabilizarlas y archivarlas. No es necesario realizar ningún paso de forma manual.
Doxis hace que la contabilización automática sea posible, lo que significa que todo el procesamiento de facturas entrantes se puede ejecutar de principio a fin sin intervención humana. No obstante, si prefieres optar por una combinación de controles manuales y automatización, nuestra solución te permite decidir cómo deseas configurar el proceso.
Reducción de los errores humanos
La contabilidad automatizada te ayuda a recuperar el control. Tareas como el archivado de documentos, la captura de datos de las facturas, las transferencias de dinero y la conciliación de transacciones requieren mucho tiempo y suelen ser propensas a presentar errores, ya que un simple error tipográfico podría hacer que se envíen fondos a la cuenta equivocada. Con las herramientas y los sistemas automatizados correctos, este tipo de errores se pueden eliminar por completo.
Automatización total de la contabilidad
Es recomendable que las empresas digitalicen por completo sus procesos contables para cumplir con el mandato de la factura electrónica. Al igual que muchos otros procesos empresariales con un alto grado de tareas repetitivas, la contabilidad es un área madura para la automatización. Las soluciones actuales de procesamiento de facturas pueden gestionar fácilmente y automatizar por completo una amplia variedad de tareas, incluida la captura de datos de las facturas. Además, reducen la carga de trabajo de los empleados y preparan el terreno para una mejor colaboración en toda la empresa. Elige Doxis y benefíciate de una solución de software tan inteligente como eficaz.