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SAP ArchiveLink
¿Utilizas SAP Content Server? Te explicamos por qué es mejor una interfaz CMIS que cumpla con el RGPD
SAP ArchiveLink conecta tu sistema SAP ERP a SAP Content Server, lo que facilita el archivo y el acceso a documentos directamente desde SAP. Sin embargo, si tu organización requiere un almacenamiento a largo plazo que cumpla con la normativa, cabe tener en cuenta que SAP Content Server tiene algunas limitaciones. La interfaz CMIS (Content Management Interoperability Services - Servicios de Interoperabilidad de Gestión de Contenidos) ofrece una forma flexible y estandarizada de vincular tus propios sistemas de archivo con SAP y ArchiveLink.
Sigue leyendo para descubrir cómo funciona SAP ArchiveLink y por qué Doxis es la alternativa perfecta a SAP Content Server como solución de archivo.
¿Qué es SAP ArchiveLink?
SAP ArchiveLink es un servicio de SAP para vincular documentos del sistema SAP ERP con los procesos empresariales asociados en el archivo SAP. Los usuarios pueden acceder a documentos importantes como facturas, pedidos o contratos directamente desde un documento de solicitud de SAP. Por ejemplo: ArchiveLink vincula una factura introducida en el sistema ERP con otros documentos de facturación ya incluidos en el archivo.
¿Cómo funciona SAP ArchiveLink?
Oye, Doxi, ¿cómo funciona SAP ArchiveLink?
Para utilizar ArchiveLink, debes conectar un sistema de almacenamiento (también conocido como repositorio de contenido) que guarde los documentos en formato electrónico. Los repositorios de contenido pueden ser bases de datos, un espacio lógico en el sistema de archivos de un disco duro o un servidor de archivos externo.
SAP ArchiveLink en cinco pasos:
- Guarda los documentos en el repositorio de contenido: Guarda los documentos entrantes en el sistema de almacenaje definido.
- Crea documentos de solicitud en SAP: Una vez incorporado un documento en el sistema SAP ERP, se crea un documento de solicitud asociado. Por ejemplo: para una factura entrante, SAP crea un documento que contiene toda la información relevante.
- Vincula el documento de solicitud con un objeto de negocio: En paralelo, el sistema crea un objeto de negocio con tres parámetros: cliente, tipo de objeto e identificador del objeto.
- Guarda la información en la tabla de entradas de enlace de ArchiveLink: SAP ArchiveLink crea un vínculo lógico entre el objeto de negocio y el documento archivado en el repositorio de contenido.
- Accede al documento en SAP: El enlace permite acceder al documento desde el sistema SAP en cualquier momento. Por ejemplo: desde Contabilidad pueden abrir una factura archivada directamente desde un documento SAP con solo botón sin tener que buscar los documentos manualmente.
¿Cuáles son las limitaciones de SAP ArchiveLink?
A pesar de sus muchas funcionalidades, SAP ArchiveLink tiene algunas limitaciones que pueden dificultar el trabajo a algunas organizaciones.
Falta de procesos documentales
Una gran desventaja de SAP ArchiveLink es que no admite procesos basados en documentos. Funciona como archivo estático en el que puedes almacenar y acceder a documentos, pero no va más allá. No puedes crear flujos de aprobación digital o configurar flujos de trabajo documentales complejos.
Además, ArchiveLink solo archiva documentos generados a partir de procesos SAP. No resulta sencillo integrar documentos externos o información de otros sistemas. Los usuarios tienen que ir cambiando de sistema para acceder a toda la información requerida en un proceso empresarial particular, lo que provoca interrupciones y retrasa los procesos documentales.
Sin conceptos de autorización
ArchiveLink no cuenta con una forma integrada de gestionar quién puede ver qué, lo que puede tener implicaciones en el cumplimiento del RGPD. No puedes asignar documentos a usuarios o roles específicos, así que no hay una forma clara de controlar el acceso o hacer un seguimiento de quién consulta información personal. Esto complica el cumplimiento.
No apto para el archivo a largo plazo
Desde SAP reconocen que Content Server no está pensado para el archivo a largo plazo. El archivo SAP no cumple con los estándares de auditoría y solo es adecuado para el almacenamiento a corto plazo. Las empresas que necesiten archivar documentos a largo plazo conforme a la normativa necesitarán una alternativa a SAP ArchiveLink y Content Server.
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Una interfaz CMIS conecta sin fisuras tus sistemas de terceros con SAP, lo que te ofrece mucha más flexibilidad para elegir un sistema de archivo con funciones modernas, desde flujos de trabajo automatizados hasta procesamiento de documentos impulsado por IA.
Una alternativa a SAP ArchiveLink debería ofrecer un archivo de documentos a prueba de auditorías y que cumpla con el RGPD. Aquí encontrarás algunas características a tener en cuenta en una solución de archivo:
- Documentos rastreables y versionados para mayor transparencia
- Funcionalidades a prueba de auditorías
- Cumplimiento de la normativa fiscal y de protección de datos para garantizar la conformidad con el RGPD
- Derechos de acceso claramente definidos, garantizando que solo los usuarios autorizados pueden acceder o modificar documentos
- Documentación fluida de los procesos documentales
- Seguimiento automático del periodo de conservación y eliminación de documentos al cumplirse los plazos respectivos
Lo mejor es elegir un archivo certificado para SAP. La certificación SAP garantiza que todas las interfaces funcionan sin problemas y que las actualizaciones y cambios en el entorno SAP no afectarán a su funcionamiento. También significa menos esfuerzo durante la configuración, un rendimiento más estable y una solución en la que puedes confiar a largo plazo.
Doxis: una alternativa a SAP ArchiveLink
Con su certificación SAP, Doxis ofrece interfaces para una gran variedad de productos SAP, entre los que se encuentran SAP S/4HANA y SAP SuccessFactors. A diferencia de las soluciones clásicas, Doxis es mucho más que un archivo. Como sistema de gestión del contenido empresarial (ECM) de última generación con DMS integrado, Doxis ofrece soluciones para muchos procesos empresariales, desde el procesamiento de facturas hasta la gestión de contratos, así como un sistema BPM integrado con opciones prácticamente ilimitadas para crear flujos de trabajo basados en documentos.
Doxis es un archivo a prueba de auditorías
Doxis también cumple con todos los requisitos de un archivo apto para auditorías, incluido el archivo a largo plazo. Doxis ofrece un archivo para toda la empresa con acceso a toda la información desde todos los departamentos y sistemas de terceros centralizados. En otras palabras, Doxis te proporciona una visión general de la información sobre transacciones empresariales específicas, por ejemplo, dentro de una carpeta de cliente o de proveedor.
Aquí te explicamos algunas ventajas de usar Doxis como alternativa a Content Server y SAP ArchiveLink:
- Doxis funciona in situ, en la nube o como un híbrido de ambos.
- Doxis utiliza conceptos de autorización para garantizar una protección de los documentos y la información que cumpla con el RGPD.
- Doxis utiliza tecnología punta, como la IA y el aprendizaje automático, para automatizar los procesos documentales.
- Doxis es un partner certificado de SAP, tanto para el mundo nuevo (SAP S/4HANA) como para el tradicional (SAP ERP o SAP ECC).
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SAP ArchiveLink te ayuda a encontrar documentos de forma rápida y a mantenerlo todo conectado, pero SAP Content Server está limitado al almacenamiento a corto plazo. No ofrece funciones clave como controles de acceso, automatización o flujos de trabajo inteligentes que muchos equipos necesitan.
Por otro lado, Doxis ofrece un archivo creado para el largo plazo, a prueba de auditorías, certificado y que cumple con el RGPD. Gracias a la interfaz CMIS, se conecta sin problemas con SAP y se adapta a tus procesos actuales sin interrupciones.
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Preguntas frecuentes sobre SAP ArchiveLink
¿Qué hace SAP ArchiveLink?
SAP ArchiveLink vincula documentos a documentos de solicitud de SAP. Los usuarios pueden acceder a la información documental más fácilmente y archivar documentos directamente. En pocas palabras, SAP ArchiveLink facilita el acceso a documentos empresariales dentro de procesos SAP.
¿Cuáles son las limitaciones de SAP ArchiveLink?
SAP ArchiveLink vincula documentos archivados con documentos SAP, pero junto con Content Server no ofrece prestaciones avanzadas como flujos de trabajo o gestión documental. En otras palabras, SAP Content Server no está diseñado para un archivo apto para auditorías y a largo plazo.
¿Qué es una interfaz SAP ArchiveLink?
Una interfaz SAP ArchiveLink es una conexión estandarizada para integrar sistemas de archivo externo en SAP. Puedes archivar y gestionar documentos directamente desde SAP y acceder a ellos más tarde si lo necesitas.
¿Cómo conecto un DMS a SAP ArchiveLink?
Puedes conectar un sistema de gestión documental (DMS) directamente a SAP a través de la interfaz SAP ArchiveLink. Tu DMS debe tener un repositorio de contenido que se comunique con ArchiveLink.